POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ÍNDICE

• 1. INTRODUCCIÓN

  1.1 Deberes de los responsables del tratamiento
  
  El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  
  GGC Abogados y Financieros Ltda, además de ser la autoridad de protección de datos personales tiene la calidad de Responsable del Tratamiento frente a las bases de datos creadas por la empresa.
  
  Son deberes de los Responsables del Tratamiento y, por consiguiente, de la Superintendencia de Industria y Comercio los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
  
  a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  Los Responsables del Tratamiento deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos, de conformidad con el Decreto reglamentario 1377 de 2013.
  
  1. 2 Derechos de los titulares
  
  De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
  
  a) Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, salvo aquellos casos en que se deba mantener la información por disposición legal.
  b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento y ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales, en cualquier momento y sin restricciones.
  c) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones.
  
  

• 2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

  A través de esta política, GGC Abogados y Financieros Ltda, en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.
  
  La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales GGC Abogados y Financieros Ltda, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la empresa hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).
  
  Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de GGC Abogados y Financieros Ltda. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.
  
  GGC Abogados y Financieros Ltda se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. GGC Abogados y Financieros Ltda exige al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

• 3. POLÍTICA DE COOKIES

  3.1 Definición de Cookie
  
  Una cookie es un archivo que se descarga en el ordenador del usuario al acceder a ciertos sitios web. Las cookies permiten a dichos sitios web, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos de navegación del usuario o de su equipo. Dependiendo de la información que contengan y de la forma en que se utilice el equipo, pueden emplearse para reconocer al usuario.
  
  3.2 Uso de Cookies en el Sitio Web de GGC Abogados y Financieros Ltda
  
  Este sitio web utiliza cookies propias y de terceros con fines analíticos, publicitarios y de elaboración de perfiles, tratando datos necesarios para la creación de perfiles basados en los hábitos de navegación del usuario.
  
  3.3 ¿Cómo puedo bloquear o eliminar las cookies que utiliza GGC Abogados y Financieros Ltda?
  
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  Si el usuario no desea que sus datos sean recopilados por Google Analytics, puede instalar un complemento de inhabilitación para navegadores. Más información aquí.

  El bloqueo de la instalación de las cookies de análisis descritas en esta política no impide el uso efectivo del sitio web por parte del usuario.

• 4. ALCANCE DE LA AUTORIZACIÓN

  La autorización para el tratamiento de sus datos personales permite a GGC Abogados y Financieros Ltda, recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir sus datos para efectos de cumplir con las finalidades establecidas en esta política.
  
  GGC Abogados y Financieros Ltda en general evita solicitar datos sensibles. No obstante, si la finalidad del tratamiento de datos lo requiere, los titulares de los datos autorizan, de manera expresa, libre y voluntaria, el tratamiento de datos personales sensibles, conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

• 5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

  Para datos suministrados por empleados, contratistas o proveedores

  Los datos personales, académicos, laborales y de seguridad social que nos son proporcionados serán utilizados bajo las siguientes finalidades:

  • Gestión de recursos humanos: Administrar los procesos relacionados con el ciclo laboral de empleados y contratistas, incluyendo selección, contratación, evaluación de desempeño, capacitación, desarrollo profesional, gestión de nóminas, beneficios laborales y cumplimiento de las obligaciones legales en materia de seguridad social y laboral.

  • Relación contractual: Gestionar adecuadamente la relación contractual con nuestros asociados, proveedores y contratistas, lo que incluye la evaluación de competencias, seguimiento y cumplimiento de los términos contractuales, pagos, y cualquier otro proceso necesario para asegurar una cooperación efectiva y eficiente.

  • Cumplimiento legal: Cumplir con las disposiciones legales vigentes aplicables a nuestra actividad empresarial, incluyendo pero no limitado a, regulaciones tributarias, laborales, comerciales y de seguridad social. Esto implica el reporte de información a entidades gubernamentales o judiciales según se requiera por ley.

  • Seguridad y prevención de fraudes: Implementar medidas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, prevenir el acceso no autorizado, y evitar la comisión de fraudes, abusos o cualquier otro tipo de irregularidad dentro de la organización.

  • Mejora continua y desarrollo organizacional: Analizar la información para identificar oportunidades de mejora en nuestros procesos internos, políticas de gestión de talento humano, y en la calidad de los servicios o productos que ofrecemos a nuestros clientes. Esto incluye el desarrollo de nuevos proyectos, iniciativas de innovación y estrategias de crecimiento empresarial.

  Para datos suministrados por personas naturales y empresas privadas en calidad de clientes o clientes potenciales

  Los datos personales, de contacto, financieros y de comportamiento en línea que nos son proporcionados por nuestros clientes y clientes potenciales serán utilizados bajo las siguientes finalidades:

  • Validación de información: Confirmar la veracidad y exactitud de los datos suministrados, en cumplimiento de las normativas legales aplicables sobre conocimiento del cliente. Esto incluye la verificación de identidad, antecedentes financieros y cumplimiento normativo.

  • Análisis financiero: Solicitar y obtener información personal y financiera de entidades de derecho público y empresas de carácter privado, necesaria para la evaluación de riesgos, la aceptación de pagos a crédito y la oferta de servicios ajustados a sus necesidades.

  • Prestación de servicios: Ejecutar las actividades necesarias para la adecuada prestación de nuestros servicios, conforme a las propuestas acordadas. Esto abarca la gestión contractual, la facturación, el soporte técnico y cualquier otro proceso relacionado con la relación comercial.

  • Comunicaciones comerciales: Enviar información relevante sobre novedades, productos, servicios y promociones diseñadas para nuestros clientes y potenciales clientes, basadas en el análisis de sus preferencias y comportamientos.

  • Mejora de productos y servicios: Analizar las interacciones y feedback de nuestros clientes para identificar oportunidades de mejora en nuestros productos y servicios, garantizando una oferta competitiva y de alta calidad.

  • Seguridad y prevención de fraudes: Implementar medidas preventivas y correctivas para garantizar la seguridad de las transacciones, proteger la información contra accesos no autorizados, y prevenir el fraude financiero y otras actividades ilícitas.

  • Cumplimiento legal y regulatorio: Atender requerimientos de autoridades competentes, cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables a nuestra actividad financiera y legal, y ejercer o defender derechos en procesos judiciales o administrativos.

• 6. ¿CÓMO EJERCER SUS DERECHOS?

  Para ejercer sus derechos, los Titulares podrán utilizar los medios dispuestos por el Responsable del Tratamiento, los cuales deberán ser accesibles y eficaces. En caso de que el Responsable del Tratamiento no responda a la solicitud de un Titular o no cumpla con sus obligaciones legales, el Titular podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  Para ejercer estos derechos, el Titular debe tener en cuenta la siguiente información: 

  a) Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito en la oficina principal de GGC Abogados y Financieros Ltda o mediante correo electrónico a info@ggc-af.com. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de GGC Abogados y Financieros Ltda, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto (y/o dirección del correo electrónico).
  
  b) Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de GGC Abogados y Financieros Ltda relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la consulta por escrito a la oficina principal de GGC Abogados y Financieros Ltda o mediante correo electrónico a info@ggc-af.com. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de GGC Abogados y Financieros Ltda, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto (y/o dirección del correo electrónico) y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

  Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

  Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• 7. SEGURIDAD DE INFORMACIÓN

  GGC Abogados y Financieros Ltda se compromete a realizar un uso y tratamiento adecuado de los datos personales contenidos en sus bases de datos, con el fin de evitar el acceso no autorizado a terceros, la modificación, divulgación y/o destrucción de la información allí almacenada.
  
  Para tal fin, se cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluyendo medidas físicas de control de riesgos de seguridad (como la autenticación de dos factores o 2FA). El acceso a las diferentes bases de datos está restringido, incluso para los empleados y colaboradores. Todos las personas vinculadas a GGC Abogados y Financieros Ltda se comprometen con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos, siguiendo los lineamientos establecidos en la Ley sobre tratamiento de la información y solo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información puede acceder a ellos y, por tanto, a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
  
  GGC Abogados y Financieros Ltda ha implementado los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado, adecuados a sus productos y ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica. No obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, GGC Abogados y Financieros Ltda no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

• 8. ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

  Su información personal se mantendrá almacenada en nuestras bases de datos durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los cuales fue recopilada. Una vez cumplidos dichos fines, se procederá a su eliminación, a menos que se deba conservar por disposición legal o reglamentaria. En caso de ser necesario el almacenamiento por períodos más largos, se tomarán las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información almacenada.

• 9. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  GGC Abogados y Financieros Ltda se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento y de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado en nuestra página web y, si es necesario, mediante comunicación directa con los titulares de los datos personales.
  
  Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente política de tratamiento de datos personales para que los titulares puedan acceder a ellas en cualquier momento y conocer los cambios realizados.
  
  El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por parte del titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de los mismos. Por tanto, se recomienda a los titulares de los datos personales revisar periódicamente nuestras políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales para estar al tanto de cualquier cambio que pueda afectarlos.

• 10. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN

  El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que GGC Abogados y Financieros Ltda puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información y siempre y cuando se cumpla con las condiciones y requisitos establecidos por la ley.
  
  Asimismo, acepta que sus datos personales pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Todo lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información y al cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.
  
  En caso de ser necesario revelar información personal del titular a terceros, GGC Abogados y Financieros Ltda tomará todas las medidas necesarias para garantizar la protección y confidencialidad de los datos personales del titular, y se asegurará de que los terceros destinatarios estén sujetos a las mismas obligaciones y responsabilidades en materia de protección de datos personales que la empresa.

• 11. VIGENCIA

  Este documento entrará en vigencia a partir de la última fecha de creación contenida en sus metadatos y se mantendrá vigente hasta que sea modificada o derogada por GGC Abogados y Financieros Ltda.

• 12. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

  Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención GGC Abogados y Financieros Ltda tiene dispuestos, los cuales serán efectivos para atender a los titulares de los datos personales en los tiempos establecidos por la Ley 1581 y demás normatividad aplicable en Colombia. El Responsable del Tratamiento deberá brindar una atención clara, precisa y oportuna a las consultas y reclamos que reciba por parte de los titulares de los datos personales.